Datenschutzerklärung

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1. Wer wir sind

Treuhand + Immorat AG ist ein Unternehmen, das Treuhand- und Immobiliendienstleistungen erbringt. Das Dienstleistungs¬angebot von Treuhand + Immorat AG umfasst unter anderem Buchführung, Personaladministration, Wirtschaftsprüfung, Steuerberatung, Unternehmensberatung, Immobilienverkauf, Immobilienverwaltung, Immobilienbewertung und Beratung.

2. Grundlagen der Datenverarbeitung

Diese Datenschutzerklärung beschreibt, wie wir Personendaten bearbeiten, insbesondere welche Personendaten wir zu welchem Zweck erheben. Sie regelt zudem die Datenweitergabe, die Aufbewahrungsfrist sowie Ihre Rechte.

Unter Personendaten (nachfolgend auch als Daten bezeichnet) sind alle Angaben zu verstehen, die sich auf eine bestimmte oder bestimmbare natürliche Person beziehen. Der Begriff «Datenbearbeitung» ist situativ zu verstehen und umfasst jeden Umgang mit Personendaten, unabhängig von den angewandten Mitteln und Verfahren, insbesondere das Beschaffen, Aufbewahren, Verwenden, Verändern, Bekanntgeben, Archivieren oder Vernichten von Daten.

Wir erheben und bearbeiten Personendaten zur Erfüllung unserer geschäftlichen Aufgaben, im gesetzlich und vertraglich geregelten Rahmen. Die Erhebung, Bearbeitung und Nutzung von Personendaten unterliegen der geltenden schweizerischen (Bundesgesetz vom 25.09.2020 über den Datenschutz) und, sofern anwendbar, europäischen Rechtsbestimmungen (EU-Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO oder DS-GVO).

Wir erheben Personendaten auf transparente Weise und unter Beachtung der Grundsätze der Verhältnismässigkeit und der Zweckbindung. Die Daten werden nur in dem Ausmass und so lange bearbeitet, wie dies für unsere Aufgaben und Pflichten notwendig ist.

3. Zweck der Erhebung und Bearbeitung von Personendaten

Wir bearbeiten jene Personendaten, die erforderlich sind, um unser Angebot dauerhaft, sicher und zuverlässig gewährleisten zu können. Dazu gehören insbesondere.

  • Abwicklung und Verwaltung von vertraglichen Beziehungen gegenüber Kunden, Mitarbeitenden, Lieferanten etc.;
  • Kontaktpflege und Kommunikation im Zusammenhang mit einer Leistungserbringung;
  • Gewährleistung der Sicherheit, Erfüllung rechtlicher Pflichten, Durchsetzung von Ansprüchen;
  • Versand von Einladungen und Durchführung von Veranstaltungen;
  • Marketingaktionen
  • Statistische Erhebung/Auswertungen

4. Welche Personendaten bearbeiten wir?

4.1. Generelle Kontakt- und Grunddaten

Je nach Zweck der Datenbearbeitung, Kundensegment und Leistungsbereiche erheben wir verschiedene Arten von Personendaten, darunter unter Umständen auch besonders schützenswerte Personendaten.

Wir bearbeiten von allen Kontakt-, Dialog- und Vertragspartnern sowie Kunden zumindest die folgenden Personendaten:

  • Name, Vorname, E-Mail-Adresse und gegebenenfalls Geschlecht, Adresse, Telefonnummer, Geburtsdatum, Nationalität, Beruf, Informationen zum Arbeitgeber, Titel, AHV-Nummer;
  • E-Mail- und schriftliche Korrespondenz (Post).

Daneben erheben und bearbeiten wir je nach Zweck der Datenbearbeitung, Kundensegment und Leistungsbereich zusätzlich Daten gemäss den Beschreibungen in den nachfolgenden Ziffern:

4.2. Daten zur Mandatsabwicklung

Für die Erbringung und Verwaltung unserer Mandate und zur Kommunikation mit unserer Kundschaft bearbeiten wir folgende Personendaten:

  • Generelle Kontakt- und Grunddaten gemäss Ziff. 4.1;
  • Bei Unternehmen:
    • Rechtsform, Gesellschaftskapital und liberiertes Kapital, Gründungsjahr des Unternehmens, externe Revisionsstelle, Umsatz im In- und Ausland, erzielter Jahresumsatz pro Tätigkeitsbereich, Register-Nr.;
    • Zweigniederlassungen: Ort der Zweigniederlassung, Firmenbezeichnung, Adresse, Telefon, Internet, E-Mail, Korrespondenzsprache;
    • Angaben über den Personalbestand: Fachbereiche, Anzahl Mitarbeitende bzw. Verantwortliche, Stellenprozente;
  • Finanzielle Informationen;
  • Risikobewertungsdaten:
    • Betreibungsregisterauszüge;
    • Leitung und Beherrschung des Unternehmens:
        • Angaben über die am Unternehmen beteiligten natürlichen Personen/Gesellschafter und Mitglieder der Unternehmensführung: Name, Vorname, Geburtsjahr, Nationalität, Funktion, Stimmenanteil, Informationen über die Tätigkeit im Unternehmen;
        • Angaben über die am Unternehmen beteiligten Gesellschaften und Stiftungen: Firma, Sitz, Bereich, Beteiligungsgrad;
        • Angaben zur Kontaktperson: Name, Vorname, Geburtsdatum, E-Mail und Telefonnummer;
    • Angaben zur Anstellung von Verantwortlichen bei Drittunternehmen und gegebenenfalls, Name, Vorname, Firma, Branche, Funktion und Beschäftigungsgrad der Anstellung;
    • Angaben zu den Beteiligungsverhältnissen
  • Zahlungsinformationen;
  • Mandatsdaten wie:
    • Statuten, Protokolle, Verträge,
    • Mitarbeiterdaten (Lohn, Sozialversicherung),
    • Buchhaltungs- und Steuerinformationen,
    • besonders schützenswerte Personendaten wie Daten zur Gesundheit, zur Religion, über den Bezug von Sozialhilfe, über Betreibungen oder Konkurse.

Diese Daten werden vor allem im Zusammenhang mit Leistungen im Bereich Prüfungen, Beratung, Steuern, Lohnverarbeitung oder Buchhaltung bearbeitet. Es handelt sich dabei vor allem um Daten unserer Kunden. Sie können aber auch Dritte betreffen, wie Mitarbeitende, Kontaktpersonen oder Personen, die in einer (vertraglichen) Beziehung zu unseren Kunden stehen. Unsere Kunden können daher auch auf diese Datenschutzerklärung verweisen, müssen aber auch selbst Massnahmen ergreifen, um die Datenschutzgesetzgebung einzuhalten.

Die Datenbearbeitung dient der Ausführung und Verwaltung der Mandate, der Bonitätsprüfung, der Vermeidung von Interessenkonflikten und der Qualitätsprüfung. Sie erfüllt auch die gesetzlichen und die vertraglichen Anforderungen.

Die Daten werden in der Regel direkt von den Kunden kommuniziert und zur Verfügung gestellt. Je nach Art und Umfang des Mandats können sie aber auch von Behörden, Gerichten oder Dritten stammen. Unter Umständen können Daten auch direkt beim Arbeitgeber der betreffenden Personen erhoben werden.

4.3. Daten für Mailings

Zum Zweck der Zusendung von Informationen über Veranstaltungen, Publikationen usw. (Marketingzwecke) sowie für den Versand von Newslettern bearbeiten wir folgende Personendaten:

  • Generelle Kontakt- und Grunddaten gemäss Ziff. 4.1;

Diese Daten sind für die Erbringung der Dienstleistung, zur Kommunikation oder zur Pflege unseres Kundestammes notwendig. Sie können der Verwendung Ihrer persönlichen Daten zu Marketingzwecken jederzeit widersprechen.

4.4. Daten für die Organisation und Durchführung von Veranstaltungen

Für die Organisation und Durchführung von Veranstaltungen werden folgende Personendaten bearbeitet:

  • Generelle Kontakt- und Grunddaten gemäss Ziff. 4.1;
  • Informationen über den Arbeitgeber (wie Firma, Adresse, E-Mail-Adresse), Teilnehmende und Referenten;
  • Informationen über die Teilnahme an der Weiterbildung;
  • Zahlungsinformationen;
  • Unter Umständen Bilder oder Videos.

4.5. Daten im Zusammenhang mit der direkten Kommunikation (Telefon, E-Mail oder Chat, Online-Meetings, Videokonferenzen und/oder Webinare etc.)

Die von uns organisierten Online-Meetings, Videokonferenzen und/oder Webinare werden mit Microsoft Teams / Zoom / Skype usw. durchgeführt. Für die direkte Kommunikation via Telefon, E-Mail, Kollaborationslösung oder Chat können wir sowie unsere entsprechenden Dienstleister soweit notwendig folgende Personendaten bearbeiten:

  • Generelle Kontakt- und Grunddaten gemäss Ziff. 4.1;
  • Andere in der E-Mail-Kommunikation enthaltene Personendaten;
  • Daten zur Kommunikation wie IP-Adresse, Uhrzeit und Dauer der Kommunikation;
  • Aufzeichnungen von Videokonferenz, falls nötig;

Wir bearbeiten diese Personendaten zur Erbringung und Verbesserung unserer Dienstleistungen für unsere Kunden und andere interessierte Dritte.

4.6. Daten über das Personal

Für die Mitarbeiterverwaltung werden folgende Daten bearbeitet:

  • Generelle Kontakt- und Grunddaten gemäss Ziff. 4.1;
  • Sozialversicherungsangaben/AHV-Nr.;
  • Informationen über Kinder;
  • Informationen über die Stelle innerhalb unseres Unternehmens wie Anstellungsdatum, Funktion, Gehalt, Arbeitsvertrag;
  • Bewerbungsinformationen wie Motivationsschreiben, Lebenslauf, Arbeitszeugnisse, Diplome, Auswer-tung der Bewerbungsgespräche, Assessments, Referenzauskünfte;
  • Finanzinformationen und Bankverbindungen;
  • Für quellenbesteuerte Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter: Konfession, Ausländerausweis, Angaben über andere Erwerbstätigkeiten, Ersatzeinkünfte und Partnerinformationen;
  • Informationen zu periodischen Beurteilungsgesprächen;
  • Zeit- und Ferienerfassung;
  • Informationen über Krankheiten, Unfälle, Mutterschafts- oder Vaterschaftsurlaub, Militär oder Zivilschutz;
  • Straf- und/oder Betreibungsregisterauszüge;

Bewerbungsunterlagen, die nicht zu einer Einstellung führen, werden nach Abschluss des Bewerbungsverfahrens, soweit wir nicht eine Einwilligung zur Aufbewahrung erhalten, gelöscht/vernichtet.

Die Daten dienen einer korrekten Abwicklung im Personalwesen, der Erfüllung der vertraglichen Beziehung (Arbeitsvertrag) und werden hauptsächlich von den Mitarbeitenden eingereicht.

4.7. Lieferanten und sonstige Vertragspartner

Wir bearbeiten folgende Personendaten von Geschäftspartnern, die Dienstleistungen oder Lieferungen für uns erbringen:

  • Generelle Kontakt- und Grunddaten gemäss Ziff. 4.1;
  • Finanzinformationen wie Bankverbindungen
  • Im Vertrag vorhandene Informationen (wie Daten über die zuständigen Mitarbeitenden, Berater, Informationen über die erbrachte Leistung usw.);

Wir bearbeiten diese Daten in Erfüllung eines Vertrags und in Anwendung der gesetzlichen Aufbewahrungsfristen des Handels- und Steuerrechts. Haben unsere Vertragspartner in Erfüllung ihres Auftrags Zugriff zu unseren Personendaten [z.B. IT-Firmen], schliessen wir mit ihnen einen entsprechenden Auftragsbearbeitungsvertrag ab.

4.8. Betrieb, Kontrolle und Verbesserung der Website und weiteren elektronischen Kanälen

4.8.1. Server-Logfiles

Unsere Website kann benutzt werden, ohne dass weitgehende Personendaten offengelegt werden müssen. Der Server erfasst jedoch mit jedem Aufruf Benutzerinformationen. Diese werden temporär in den Logfiles des Servers gespeichert. Eine Zuordnung zu einer bestimmten Person findet jedoch nicht statt. Logfiles enthalten folgende Informationen:

  • Datum, Zeit des Zugriffs und Datenmenge,
  • den benutzen Browser sowie das Betriebssystem,
  • den Domainnamen des Providers,
  • die Seite, von der Sie zu unserer Site gekommen sind (Referred URL),
  • die Suchanfrage,
  • die IP-Adresse.

Die Erhebung dieser Daten ist technisch erforderlich: Die erhobenen Daten dienen der Stabilität und Sicherheit der Website und werden genutzt, um die Nutzung der Website zu analysieren und sie zu verbessern. Sie ermöglichen zudem eine genaue Prüfung bei Verdacht auf eine rechtswidrige Nutzung unserer Website.

4.9. Gewährleistung der Sicherheit, Erfüllung rechtlicher Pflichten, Durchsetzung von Ansprüchen

Wir können die vorgängig erwähnten Personendaten zur Gewährleistung der Sicherheit und zur Durchsetzung Ihrer Rechte, sofern dafür notwendig, bearbeiten und dafür auch an Dritte, wie Gerichte oder Ämter, weiterleiten.

5. Verarbeitungsverfahren

5.1. Vermietungsprozess

Im Vermietungsprozess fallen Personendaten von Eigentümerinnen und Eigentümern, Mieterinteressentinnen und Mietinteressenten sowie Mieterinnen und Mietern an, soweit dies für den Prozess oder für Mietverträge erforderlich ist. Mit der Bekanntgabe von Personendaten durch die betroffenen Personen erklären diese ihr Einverständnis zur Datenbearbeitung.
Wir weisen betroffene Personen im Vermietungsprozess darauf hin, dass wir Personendaten von Dritten beschaffen (namentlich Wirtschaftsauskünfte). Wir informieren die betroffenen Personen in angemessener Weise über die Quelle der extern beschafften Personendaten. Personendaten von Mietinteressentinnen und Mietinteressenten werden nach Abschluss des Vermietungsprozesses gelöscht, sofern der Prozess nicht in eine Vermietung mündet oder die betroffene Person nicht die Einwilligung dazu gibt, die Personendaten für einen späteren Vermietungsprozess zu nutzen.
Personendaten, die vor dem Inkrafttreten des DSG aus laufenden Vermietungsaufträgen und Mietverträgen erhoben wurden, werden ohne weiteren Hinweis bearbeitet. Personendaten von Mietinteressentinnen und Mietinteressenten, die vor dem Inkrafttreten des revidierten DSG erhoben wurden, werden gelöscht, sofern nicht das Einverständnis zur Datenbearbeitung vorliegt.

Mietverträge und die damit in Zusammenhang stehenden Personendaten werden nach den Grundsätzen der allgemeinen Verjährungsfrist (Art. 127 OR) mindestens 10 Jahre über die letzte vertragliche Leistung (i. d. R. Abrechnung der Nebenkosten bzw. Rückerstattung des Mietzinsdepots) hinaus aufbewahrt.

5.2. Vermarktungsprozess

Im Vermarktungsprozess fallen Personendaten von Verkäuferinnen und Verkäufern, Kaufinteressentinnen und Kaufinteressenten sowie Käuferinnen und Käufern an, soweit dies für den Prozess erforderlich ist. Mit der Bekanntgabe von Personendaten durch die betroffenen Personen erklären diese ihr Einverständnis zur Datenbearbeitung.
Personendaten von Verkäuferinnen und Verkäufern bzw. Käuferinnen und Käufern sowie Unterlagen zum Prozess werden mindestens während der Dauer von 5 Jahren (Rüge- und Verjährungsfrist nach SIA) aufbewahrt.
Sämtliche Personendaten von Kaufinteressentinnen und Kaufinteressenten werden nach Abschluss des Vermarktungsprozesses gelöscht, sofern die betroffene Person nicht die Einwilligung dazu gibt, die Personendaten für einen späteren Vermarktungsprozess zu nutzen. Eine anonymisierte Aufbewahrung bleibt vorbehalten.

5.3. Bonitätsauskünfte

Soweit für unsere Dienstleistungen erforderlich, lassen wir Bonitätsauskünfte in unsere Entscheidungen einfliessen (z. B. für die Vermietung). Zur Einholung einer Selbstauskunft richten sich betroffene Personen an den Datenschutzbeauftragten (Ziffer 9).

6. Datenerfassung, Aufbewahrungsdauer, Sicherheitsmassnahmen

6.1. Datenerfassung

In der Regel erhalten wir die in Ziffer 4 erwähnten Personendaten direkt von Ihnen, wenn Sie eine der Leistungen in Anspruch nehmen. Unter Umständen können Daten auch direkt beim Arbeitgeber der betreffenden Personen erhoben werden.

Bei Mandaten können die Daten je nach Art und Umfang des Mandats aber auch von Behörden, Gerichten oder Dritten stammen.

Wir entnehmen auch öffentlich zugängliche Informationen aus Medien und Internet, soweit dies im konkreten Fall angezeigt ist (z.B. im Rahmen einer Bewerbung, sowie Daten im Zusammenhang mit der Benutzung der Website (siehe Ziffer 4.8).

6.2. Aufbewahrungsdauer

Wir bewahren personenbezogene Daten so lange auf, wie sie für den Zweck, zu dem sie gesammelt wurden, gebraucht werden, oder aber für eine Dauer, zu der wir aufgrund geltender Gesetze, Vorschriften oder vertraglicher Vereinbarungen verpflichtet sind sowie solange wir ein überwiegendes Interesse an der Aufbewahrung haben. Danach werden die Daten gelöscht.

6.3. Datensicherheit

Wir treffen angemessene technische und organisatorische Sicherheitsmassnahmen zum Schutz der Personendaten vor unberechtigtem Zugriff und Missbrauch. Darunter fallen IT- und Netzwerksicherheitslösungen, Zugangsbeschränkungen, Verschlüsselung von Datenträgern und Übermittlungen, Weisungen, Schulungen und Kontrollen.

Die Daten werden in den von uns benutzten Applikationen und Software-Anwendungen gespeichert. Werden Daten im Ausland gespeichert (Teams, Log, usw.) gelten die Regeln nach Ziffer 7.

Haben Dritte Zugriff zu unseren Daten, werden besondere Massnahmen getroffen, die im Auftragsverarbeitungsvertrag geregelt sind (siehe Ziffer 7).

7. Datenweitergabe und Datenübermittlung

Wir können Personendaten an Dritte weitergeben, wenn Sie dazu Ihre Einwilligung erteilt haben oder dies für die Erbringung der jeweiligen Leistung bzw. die Erfüllung des Vertragszwecks oder Wahrung unseres berechtigten Interesses notwendig ist oder wenn wir dazu gesetzlich verpflichtet sind.

Folgende Kategorien von Empfängern können Personendaten von uns erhalten:

  •  Dienstleister (z.B. IT-Dienstleister, Hosting-Provider, Lieferanten, Berater, Notare, Rechtsanwälte, Versicherungen).
  • Dritte im Rahmen unserer gesetzlichen oder vertraglichen Verpflichtungen, Behörden (wie namentlich die Revisionsaufsichtsbehörde, Steuerbehörden etc.), staatliche Einrichtungen, Gerichte.

Die von uns beauftragten Dritten sind vertraglich verpflichtet, den Datenschutz einzuhalten und die Daten nur für den von uns vorgegebenen Zweck zu bearbeiten.

Unsere Dienstleister befinden sich mehrheitlich in der Schweiz. Gewisse Personendaten können auch in die USA (z.B. Google Analytics-Daten) übermittelt werden. Sollte eine Datenübermittlung in ein Land, das über kein angemessenes Datenschutzniveau verfügt, erforderlich sein, erfolgt diese auf Basis der von Standardvertragsklauseln (z.B. im Falle von Google) oder anderer geeigneter Garantien.

Die Informationen, die Sie uns übermittelten, können zudem zu statistischen Auswertungszwecken anonymisiert und an Dritte weitergegeben werden.

8. Ihre Rechte

Jede Person kann Auskunft über die zu ihrer Person bearbeiteten Daten verlangen sowie zur Herkunft, dem Empfänger und dem Zweck der Datenerhebung und Datenverarbeitung. Zudem haben Sie das Recht, die Berichtigung, Sperrung, Löschung oder Übertragung Ihrer Daten zu verlangen.

Daten, die aufgrund gesetzlicher Vorschriften aufbewahrt werden oder für die Geschäftsabwicklung benötigt werden, können bzw. dürfen nicht gelöscht werden. Werden Daten nicht von einer gesetzlichen Archivierungspflicht oder unserem überwiegenden Aufbewahrungsinteresse erfasst, löschen wir Ihre Daten auf Ihren Wunsch. Greift die Archivierungspflicht, sperren wir Ihre Daten.

Darüber hinaus können Sie Ihre Ansprüche gerichtlich geltend machen oder eine Beschwerde bei der zuständigen Datenschutzbehörde einzureichen.

9. Schlussbestimmungen

9.1. Verantwortliche Stelle und Kontakt

Wir sind verantwortlich für die Datenbearbeitung nach dieser Datenschutzerklärung soweit nichts anders geregelt ist.

Der Datenschutzbeauftrage ist Herr Roman Kaderli.

Generelle Anfragen zum Datenschutz können per Post an uns geschickt werden
Treuhand + Immorat AG, Alte Freiburgstrasse 21, 3280 Murten.

Bei Fragen bezüglich einer bestimmten Person, Berichtigungsbegehren oder einem Löschgesuch muss zudem eine Kopie der ID oder des Passes zur Identifikation des Nutzers beigelegt werden.

9.2. Anpassungen der Datenschutzerklärung

Wir können unsere Datenschutzerklärung jederzeit durch Veröffentlichung auf der Website anpassen. Diese Datenschutzerklärung wurde zuletzt am 31.07.2023 aktualisiert.